【テンプレ有】アンケート協力のお願いメールの書き方は？回答率向上のコツも紹介！

アンケートご協力のお願いメールの印象が回答率を左右する

アンケート依頼文の印象は、回答率にも影響が出ます。

基本的にアンケートの回答には手間がかかるため、少しでも回答者に興味を持ってもらえなければ「回答しよう」と思ってもらえません。

回答率を向上させるためにも、回答者の気持ちをつかむ依頼文の作成が重要です。

そのまま使える！アンケートのご協力をお願いするときの例文

ここで、アンケート協力を依頼する際の例文を紹介します。

それぞれの詳しいポイントは、次項で解説します。

件名も大事！アンケートご協力のお願いメールに必須の8つの項目

アンケート依頼メールを書くときは上記8つの項目を必ず入れましょう。本項ではそれぞれの詳細について解説します。

1.件名

アンケート依頼文で回答率を上げるためには、件名にも気を配る必要があります。

一目でアンケート依頼だとわからない件名や要素を詰めすぎて長くなった件名は、メールを開封してもらえない恐れがあるからです。

開封率の低下を下げるためにも、以下を心がけて件名を考えましょう。

また、謝礼を用意している場合は、その旨を件名に記載すると、メール開封のきっかけが作れます。

シンプルかつ受信者にも魅力的な件名を工夫すれば、アンケートの回答率を効果的に高められます。

2.あいさつ・感謝の言葉

メール本文の冒頭では、まずあいさつと感謝の言葉を伝えます。

日頃からサービスをご利用いただいていることへの感謝の気持ちを込めることで、より誠実な印象を与えられます。

また、宛名は、「お客様へ」ではなく各個人の氏名を記載しましょう。

「お客様へ」という一般的な宛名は、大量のメール配信では手間を省けるかもしれませんが、受け取る側の印象は異なります。

本文の最初に個人の氏名を記載したほうが、自分に宛てられた依頼文と受け止められやすくなります。

3.目的

あいさつのあとは、本メールの目的と活用方法を明確に伝えます。

アンケートは、自社の評判やイベントの結果を集計するだけではありません。

回答者との大切なコミュニケーションの機会でもあります。

できるだけ回答者の視点に立ち、自分の意見が実際にどう反映されるのかを丁寧に伝えることが大切です。

また、自社の対応に好感を持ってもらうことが、次のアンケートの回答率をアップするきっかけにもつながります。

依頼文以外にも、回答率を高める施策はさまざまあります。

回答してもらいやすいアンケート作成のコツを知りたい場合は、以下の記事もあわせてご覧ください。

アンケート回答率を上げるには？協力してもらうための5つの方法 せっかくアンケートを実施しても、役立つ回答が集まらなければ調査結果の活用が難しくなります。この記事ではアンケートの回答率を上げる5つの方法をまとめました。

4.謝礼

アンケート回答率を上げるために、回答者にとって魅力的な謝礼を用意するのも一つの手法です。

もし謝礼が用意できる場合には、回答者への特典があることを事前に伝えると、アンケートへの協力を得やすくなります。

Web上で受け渡しできるデジタルギフトなら、謝礼を送付する手間も少なく管理も容易です。

例えば、法人向けデジタルギフトの「デジコ」なら、導入後は発注から2時間以内に納品できるので、急ぎのアンケートにも対応可能です。

「デジコ」の活用方法やアンケート謝礼での活用事例が気になる方は、下記のボタンからお気軽に資料をダウンロードください。

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5.設問数・所要時間

実際のアンケートは、「手軽に読める依頼文」「手軽に回答できるアンケート」を心がけましょう。

スマートフォンが普及した近年では、コンパクトな画面でも見やすい文字量が好まれるため、手軽さは重要なポイントです。

ネットリサーチ国内No. 1のシェアを持つ株式会社マクロミルでも、以下を推奨しています。

参考：アンケートの適正ボリュームについて

文章量が多いと回答者の負担が大きくなり、アンケートの回答率に影響が出る恐れもあります。

アンケートのボリュームが多くなる場合には、謝礼を高めに設定するなど配慮しましょう。

6.アンケートへのリンク

メール本文にアンケートへのリンクを貼る際は、リンクを貼ってある箇所に装飾するなど、目立つように配置しましょう。

また、回答URL以外のリンクを貼らないこともポイントです。

依頼文に回答URL以外のリンクを貼ってしまうと、回答者がどのリンクからアンケート画面に遷移できるのかわかりづらくなってしまいます。

一方で、自社サイトやお問い合わせリンクなど、どうしても設置が必要なリンクがある場合には、以下の工夫を凝らして、回答URLと差別化しましょう。

7.プライバシーポリシー

アンケートを実施する際は、収集したデータの取り扱いについて、アンケート内だけでなく依頼メール本文にも明記しましょう。

「情報が悪用されるのでは？」「個人情報が漏えいしないか？」といった回答者の不安を解消し、安心感を与えるためです。

8.締めの言葉

メールの最後は、丁寧な言葉で締めくくります。

以下のように、協力を促す温かみのあるメッセージを添えましょう。

また、署名には以下の情報を必ず記載します。

アンケートに関する質問や不明点がある場合に、すぐに問い合わせができる環境を整えておくことが重要です。

シチュエーション別！アンケートをお願いする例文

アンケートの依頼文面は、回答率を左右する重要なものです。

依頼する状況に応じて適切な表現方法が異なります。

本項では、4つの代表的なシチュエーションにおける例文を紹介します。

自身の状況に合った場面をご参考ください。では、1つずつみていきましょう。

1.企業・専門家へのアンケート

企業や専門家へアンケート調査を依頼する場合は、研究の目的や調査概要を明確に示し、信頼性を伝えることが重要です。

ここでは、大学生が調査をしている場面を想定し例文を作成しています。

ポイントは以下の2つです。

このように、アンケートの成果が社会にどのように還元されるかを示すと、回答者が「自分の協力が意義あるものだ」と感じやすくなります。

2.購入・利用後のアンケート

商品購入やサービス利用直後は、顧客の生の声を集めやすい重要な機会です。

感謝の意を示しつつ、サービス向上への協力を依頼する形でお願いしましょう。

以下が、アンケート依頼メールの例文です。

冒頭で商品購入への感謝を示します。

また、アンケートの所要時間と設問数を明記し、簡単に答えられることを強調しています。

3.解約・退会後のアンケート

実際にサービスを利用した方からの率直なフィードバックは、今後の改善に向けた具体的なヒントを得られることが多く、重要な情報源となります。

解約・退会の導線にアンケートを設置して意見をもらいましょう。

以下は、サービス退会後を想定したメール文例です。

文面には、これまでの利用への感謝と、率直なご意見を聞きたい姿勢を盛り込むと、回答者の共感を得やすくなります。

4.セミナー・イベント後のアンケート

セミナーやイベントで実施するアンケートは、参加者の記憶が鮮明なうちに送りましょう。

次回セミナーの優先案内など、特典を提供することで回答率を高められます。

いずれのシチュエーションにおいても、依頼文で最も重要なポイントは、目的と活用方法を明確に説明し想いを伝えることです。

回答者が「自分の意見がどのように活かされるのか」を理解できると、回答への動機づけにつながります。

回答者の立場に立って、協力しやすい環境を整えましょう。

アンケートご協力のお願いメールで回答率を上げる3つのコツ

アンケート依頼文で、回答率を上げるコツは上記の3つです。

それぞれについて解説します。

1.回答URLをファーストビューに記載する

回答率を上げるには、アンケートの回答URLをファーストビュー（画面を開いて最初に表示される範囲）に記載することが重要です。

文章の最後のほうに記載すると、回答者は「スクロールして回答URLを探す」という手間がかかってしまいます。

URLを見つけるまでに一部の回答者は離脱してしまうため、少しでも目立つ位置（ファーストビュー）に回答URLを記載しておきましょう。

最後まで読んだうえで回答してくれる方もいるので、「ファーストビュー」と「文章の最後」の2箇所に記載するのも効果的です。

2.アンケート以外のコンテンツを掲載しない

アンケート依頼文に、アンケートと直接関係のないコンテンツを入れるのは、避けましょう。

伝えたい内容が伝わらない依頼文は、回答者の興味がそれてしまい離脱につながります。

離脱してしまえば、アンケートの回答へも協力してもらえません。

もし他の情報を伝えたい場合は、別メールでの配信がおすすめです。

回答者が混乱せず、企業が伝えたい情報を受け取りやすくなります。

3.ターゲット層に合わせて送付時間を変更する

ターゲット層によっては、依頼文を出す時間帯に配慮が必要なケースがあります。

具体的には以下のような例です。

アンケート依頼を出すターゲット層の特徴や、アンケートの目的を踏まえて適切な時間帯を狙ってみましょう。

ここまで紹介してきたアンケート依頼のコツに加えて、魅力的な謝礼を用意することも回答率を高める効果的な方法の一つです。

次の章では、アンケート謝礼に最適なデジタルギフトサービス「デジコ」について詳しく紹介します。

アンケートの謝礼にはデジタルギフトがおすすめ

アンケート回答への謝礼は、回答率向上のためにも考えたい要素です。

謝礼を検討するなら、受け渡しの手間が削減できるデジタルギフトをおすすめします。

現金で謝礼を渡す場合、人数分の金額を用意する手間や、銀行振込の作業など、予想以上の管理コストがかかります。

デジタルギフトなら、メールやSNSでURLを送付するだけで完了するため、個人情報の管理負担が減り、スムーズな謝礼の受け渡しが可能です。

なかでも法人専用のデジタルギフトサービス「デジコ」は、謝礼として多くの企業で活用されています。

受け取る側の選択肢が豊富で、好きなギフトを自ら選べるため、幅広いニーズに応えられ、謝礼への満足度も上がりやすくなります。

デジコの概要や導入事例をまとめた資料は以下より配布しているので、ぜひご覧ください。

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まとめ：アンケートをお願いして顧客満足度を把握しよう

アンケートは、企業イメージや商品・サービスの評判などを知るために欠かせない施策です。

率直なお客様の声を集められれば、顧客満足度アップにも役立ちます。

インセンティブを活用してアンケートの回答率をアップしましょう。

アンケートの回答率を上げるためには、印象の良い依頼文の存在が欠かせません。

デジタルギフトを提供している「デジコ」では、1,000社を超える企業の利用実績をもとにした依頼文の書き方を、資料にまとめて配布しています。

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