「メールの依頼文に何を記載すれば良いの？」
「何に気を付ければインタビューを承諾してもらえるの？」

企業や顧客にインタビューを依頼する際に、このような疑問が浮かんで書き始められない方もいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、例文を紹介しながら依頼メールに記載すべき内容や、送付前のチェックポイントを紹介します。

本記事で紹介する項目に沿って書くことで、依頼相手に熱意や誠意が伝わる依頼メールが作成できます。ぜひ参考にしてください。

インタビュー調査の依頼メールの例文3選

インタビュー調査には、主に3つの目的があります。

インタビューを依頼する際には、目的や相手との関係性、インタビューの内容などに合った依頼文の作成が必要です。

そこでここでは、インタビューの目的と面識の有無が異なる例文を3つ紹介します。

インタビューの目的や面識の有無に合った例文を参考にしてみてください。

例文1.取引がある企業に自社商品の調査をする場合

「BtoB企業の導入事例コンテンツのためのお客様インタビュー」を想定して例文を作成しました。

導入部分では商品をご利用いただいている感謝を簡単に述べて、本題に入ります。面識がある場合は自社の事業内容などの説明は必要なく、導入文は短くて構いません。

インタビューの詳細については見出しや箇条書きを使用すると、読みやすくなります。

例文2.面識がない有識者に特定の分野の調査をする場合

次に、面識がない有識者に対して「特定の専門分野における見解や予想を伝えるコンテンツのためのインタビュー」を依頼する際の例文が下記のとおりです。

面識のない方にインタビューを依頼するケースでは、どのような読者を対象としたメディアに掲載する予定なのかを忘れずに記載しておきましょう。

読者層によって依頼相手がインタビューを受けるメリットやインタビュー中の回答が変わるため、インタビューを承諾した場合の展開をイメージしやすくなります。

例文3.面識がない企業に新サービスの調査をする場合

面識がないBtoB企業に対し、新サービスのローンチ前に「このようなサービスがあったら使用したいか」などニーズ把握のためのインタビューをする際の例文も作成しました。

インタビューしたい相手の連絡先がわからず、企業の窓口に問い合わせるケースで例文を作成しています。

窓口に問い合わせる場合、インタビューしたい相手への情報伝達やスケジュール確認がスムーズにできるように「誰にインタビューを依頼したいのか」を明記しておきましょう。

また、上記の例文では数ある企業のなかで「なぜ貴社にインタビューを依頼したのか」を強調することで、熱意が伝わるように例文を作成しました。

インタビューを依頼する際には過不足なく情報を記載するのはもちろんのこと、熱意を伝えることも重要です。

定型文になりすぎないように、インタビューの目的は熱意を込めて自分の言葉で書くことで相手に熱意や誠意が伝わります。

上記で紹介した3つのケース以外にもインタビューにはさまざまなケースがあり、例文が参考にならないこともあるでしょう。

そこで、次項ではインタビュー調査の依頼文に入れておきたい要素を紹介します。

インタビュー調査の依頼文に必要な9つの要素

インタビュー調査の依頼文には下記の9つの要素を含めると、依頼文が書きやすく、依頼内容も相手に伝わりやすくなります。

前項で紹介した例文が参考にならない場合は、ここで紹介する流れを参考に依頼文を作成してみてください。

それぞれの要素を見ていきましょう。

要素1.あいさつ・自己紹介

まずはあいさつと自己紹介から書き始めます。

具体的な内容は下記のとおりです。

• 氏名
• 所属する企業名・部署名
• 事業内容
• 運営しているサイト　など

面識がない有識者や企業に対して送付する文面の一例を紹介します。

なぜなら、窓口でメールを受け取った方がインタビュー対象者に連絡しやすく、スケジュール調整などがスムーズに進むからです。

依頼メールを受け取った相手が対応しやすいように配慮して、文面を作成すると好印象を与えられます。

要素4.インタビューの目的

なぜ対象者にインタビューをしたいのかは、依頼メールにおいて最も重要な要素です。

インタビューの目的は熱意を伝える重要なポイントであるため、「なぜ貴社にインタビューを依頼したいのか」を自分の言葉で伝えましょう。

要素5.インタビューの内容

依頼する段階でインタビュー中に質問したい内容を簡単に記載しておきます。

インタビュー内容は文章で書くと読みづらくなるため、箇条書きがおすすめです。

インタビューの内容によっては回答できない場合もあるため、事前に内容を伝えておくことで必要な内容を記事に掲載できないというリスクを回避できます。

また、事前にインタビューの内容を伝えておくことで、インタビュー当日までに回答を準備する時間ができ、心の余裕が生まれ、限られた時間のなかでたくさんの話を聞けることにもつながります。

要素6.インタビューの希望日時

インタビューしたい日時は複数提示します。

複数提示することで相手が合わせやすく、インタビューを承諾してもらいやすくなります。

3つ程度日時を提示して、相手の都合に合わせてスケジュールを組めるようにしておきましょう。

要素7.インタビューの所要時間や方法

インタビュー当日のおおよその所要時間、インタビューの方法、撮影の有無を記載します。

インタビューの方法は対面あるいはオンラインなど、どのように実施したいのかを提示します。対面でインタビューする場合は、実施する予定の場所も伝えておきましょう。

また、写真撮影が必要な場合は、どのような場面を撮影するのかを記載しておくと相手がイメージしやすく、事前に準備ができます。

要素8.謝礼、交通費

インタビューにご協力いただいた際の謝礼を明記しておきます。

謝礼の金額が決まっている場合には、金額を記載しますが、予算の関係で、謝礼を支払えない場合の例文は下記のとおりです。

謝礼がない場合も謝礼がないことを承諾のうえ、ご協力いただけないかを事前に伺うことが重要です。

伝えにくいことですが、事前に認識を合わせておくことでインタビュー終了後に「謝礼が出ると思っていた」というトラブルがなくなります。

相手に交通費が発生する場合は、「インタビューに関連する交通費は弊社で負担いたします。」などと交通費を自社で負担することを伝えておくと誠意が伝わります。

要素9.返信期限

返信を希望する日時も忘れずに記載します。

インタビュー記事に関わる全体のスケジュールを考慮して、インタビューを承諾していただけなかった場合にも対処できる日程に返信期限を設定します。

ここまで依頼メールが書けたら送信するだけですが、最後に情報に抜け漏れがないかチェックしておくことが重要です。

依頼相手とのやり取りをスムーズにするためにも、次項で紹介するポイントを確認してみてください。

インタビュー調査の依頼メールを送る前の5つのチェックポイント

依頼メールを書き終えたら送付する前に、下記の5つが満たされているのかをチェックしましょう。

いずれも必要不可欠なポイントですが、特に熱意や誠意を伝えることを念頭に置いてメールを作成することがインタビューの諾否に関わる重要なポイントです。

それぞれ解説します。

チェックポイント1.熱意が伝わるように自分の言葉で書く

インタビューを依頼する際に重要なのが、熱意を相手に伝えることです。

「なぜ自分に依頼してきたのかわからない」と相手に思わせてしまうと、断られる可能性が高まります。

一方、「なぜ他の企業でなく、貴社にインタビューを依頼したいのか」を記載することで熱意が伝わり、依頼の快諾につながります。

本記事で紹介した例文をそのまま使用するのではなく、自分の言葉で依頼文を書きましょう。

チェックポイント2.インタビューの内容は箇条書きで簡潔に記載する

インタビューの依頼文は伝える内容が多く、文面が長くなりがちです。

そのため、「かっこを使用して項目が目立つようにする」「箇条書きを用いる」など、読みやすくする配慮が重要です。

読み手に最後まで読んでもらえるように工夫しましょう。

チェックポイント3.メールの件名は目的を強調して記載する

多くのビジネスパーソンは1日に大量のメールを受信しており、件名を見て開封するかを判断しているため、メールの件名だけで内容がわかるようにしておくことはビジネスマナーの一つです。

メールの件名は【〇〇についての取材依頼】【〇〇のお願い】【〇〇の依頼】など目を引くようにし、自社名も入れておくことで受け取った相手も安心して開封できます。

また、目に留まりやすい件名にしておくことで他のメールに埋もれにくく、開封してもらいやすくなります。

チェックポイント4.依頼文には「6W3H」を漏れなく記載する

依頼メールには下記に示すような「6W3H」がすべて含まれているのかを確認しましょう。

「6W3H」にはインタビューの回答に必要な情報が含まれており、相手が判断しやすくなります。

インタビューに関する情報を丁寧に連絡することでも相手に誠意が伝わるため、抜け漏れなく記載しておきましょう。

チェックポイント5.謝礼の有無は明記する

謝礼や交通費などについては、依頼の際に明記しておくことが重要です。

インタビューに協力することによる相手のメリットを提示しておくと、インタビューを受けてもらいやすくなります。

また、謝礼をお渡しできない場合にも、依頼時に了承したうえでインタビューに協力してもらえないかを必ず事前に伝えておきましょう。

「謝礼が出ると思ってインタビューを受けたのに」というトラブルを未然に防げます。

インタビューの謝礼には謝礼金をお渡しするほかにも、提供しているサービス料金の割引やお礼の品などを進呈するケースがあります。

なおお礼の品を進呈する場合には、手軽に贈れるデジタルギフトがおすすめです。

インタビューの謝礼にはデジタルギフトがおすすめ

デジタルギフトとは、電子版のギフト券やオンライン上で商品をプレゼントできるサービスです。

謝礼金やお礼の品を進呈する場合、銀行口座や住所などの個人情報を教えてもらう必要があり、個人情報の管理などが必要になります。また、振込や郵送の手数料もかかります。

デジタルギフトなら、URLやクーポンコード（専用の番号）などをメールやSNSで相手に送るだけなので、個人情報の管理の手間やコストを削減できるのが魅力です。

デジタルギフトについてより詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。

5分でわかるデジタルギフトとは？導入前に知っておくべき基本を総まとめ

デジタルギフト券とは？どのような活用方法があるの？などデジタルギフトについて、詳しく解説します。デジタルギフトは、ビジネスの場でも謝礼品や販促品として活用されているものでこれから注目のサービスです。導入事例や効果的な使い方と併せてご紹介します。

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相手に喜ばれる謝礼ならデジタルギフトの「デジコ」

インタビューの謝礼をデジタルギフトにするなら、デジコがおすすめです。

謝礼をデジコにすると、PayPayマネーライトやAmazonギフトカードなど6,000種類以上から好きなものを選べます。

インタビュー対象者が自分で好きなものを選べるため、喜ばれることが多いでしょう。

また、デジコは1円からギフト金額を設定できます。

インタビューの予算や案件などに合わせて謝礼を自由に設定でき、謝礼を贈る側にもメリットがあります。

デジコは即日納品（発注から2時間以内に発券）できるため、インタビュー終了後にすぐに相手に謝礼をお渡しできるのもポイントです。

インタビューを実施したその日のうちにお礼メールとともに謝礼をお渡しすることで、誠意が伝わり、インタビュー対象者や企業との良好な関係構築につながります。

デジコの資料をダウンロードする導入事例：株式会社オースタンス様

株式会社オースタンス様は、国内最大のシニア特化のコミュニティサービスを運営している企業です。

アンケートやインタビューの謝礼としてデジコを導入しています。

シニアを対象としていることから以前は現金による支払いをしていましたが、手数料や個人情報の取り扱いの面からデジコを導入しました。

ユーザーからのクレームや問い合わせなどはほぼなく、運用面での負担を軽減できています。

事例については「株式会社オースタンス様：シニアユーザーでも使いやすく、さらに運用負荷も軽減」で詳しく紹介しているため、ご一読ください。

なお、デジコでは「デジタルギフト活用事例集」を無料で配布しています。

アンケートやインタビューの謝礼としてデジコを導入した事例が紹介されているので、ぜひダウンロードしてください。
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まとめ：趣旨が伝わる依頼メールでインタビューを承諾してもらおう

インタビューを依頼する際、依頼の仕方は重要です。

依頼の仕方によってインタビューを快諾してもらえるかが変わるため、熱意や誠意を持って依頼することが大切です。

本記事で紹介した例文や構成要素を参考にして依頼メールを作成し、インタビュー対象者に熱意や誠意を伝えましょう。

インタビュー終了後に速やかに謝礼を贈ることで、誠意が伝わりインタビュー対象者や企業との良好な関係構築にもつながります。

なお、謝礼としてデジタルギフト「デジコ」を導入すると、インタビュー対象者が好きなギフトを選べるだけでなく、無料API連携でデジタルギフトを自動的に発券できるため、自社の運用負担の軽減にもつながります。

アンケートの謝礼の仕方やデジコの活用事例について詳しく紹介した資料を配布していますので、お気軽にダウンロードしてください。

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