謝罪金が必要な4つのシーンとは？マナー・相場・勘定科目など総まとめ

謝罪金が必要となる4つのシーン

ビジネスで謝罪が必要になるシーンは、主に顧客や取引先の担当者の気分を害したり怒らせてしまったりした場合です。ここでは下記4つのシーンを解説します。

一つずつ見ていきましょう。

シーン1.商品やサービスの品質不良

顧客に販売した製品が頻繁に故障する場合や、安全基準を満たしていない場合などに謝罪金が支払われることがあります。また、顧客から下記のようなクレームを受けた場合も同様です。

丁寧な対応や折り返しの連絡などを怠ると相手の不満が溜まり、大きなクレームになりかねません。

シーン2.納期遅延

謝罪金の支払いが考えられるケースの2つ目は、製造過程の問題や物流のトラブル・事故などで商品やサービスが期日までに納品できない場合です。

特に、納期遅延により「顧客がビジネスの機会を失ってしまった」際に、謝罪金が支払われることがあります。

シーン3.情報漏洩

3つ目は、企業が管理する顧客データや秘密保持契約の下にある情報が第三者に漏れた場合です。情報漏洩の結果、顧客や取引先が受けるおそれのある損害として、次のようなものが挙げられます。

万が一情報漏えいが発生した場合、過失や故意に関係なく以下の対応が求められます。

情報漏えいにおいては、迅速性、透明性、誠実性を示すことが大切です。

シーン4.不誠実な取引

企業が誤った広告を用いて顧客を誤認させた場合などに、謝罪金が必要となることがあります。

例えば「通常価格から50％オフ」と表示しておきながら、実際には通常価格が不明瞭だったり、限定的な条件が付いていたりするケースです。

 誤解を招く表現は顧客に過剰な期待を抱かせ、結果的に失望させるおそれがあります。

謝罪金の相場に明確な定めはない

ビジネス上での謝罪金は、賠償金とは異なり「お詫びの気持ち」を表すもので、相場に明確な定めはありません。

相手に与えた損害の大きさや過失の度合いに応じて、金額を設定すると良いでしょう。

参考までに、金銭ではなく菓子折りの場合は通常「3,000円～10,000円」程度とされています。

謝罪金を渡すときの4つのマナー

謝罪金の支払いは、お詫びの気持ちと相手に対する敬意・誠意を示すための行為です。

また、被害者が受けた精神的な苦痛や不快感を和らげ、関係を修復するための一役も担っています。

本章では、押さえておくべき4つのマナーを紹介します。

謝罪金を渡す際のマナーを守って、相手に少しでも誠意が伝わるようにしましょう。

マナー1.なるべく迅速におこなう

謝罪金を渡すタイミングは、非常に重要です。

問題が明らかになった直後に素早く行動することで、相手に誠意を示すことができます。信頼損失を最小限に食い止めるためにも、謝罪は迅速におこないましょう。

本来なら直接出向いてお詫びするのが好ましいですが、相手が遠方もしくは大勢の場合は、郵送・ギフトカード・デジタルギフトなどでスピーディに対応したほうがいいケースもあります。

謝罪金を渡すタイミングや内容に関して判断が難しい場合は、上司と連携をとりながらできる限り早く方針を決めましょう。

マナー2.新札を用意する

謝罪金には、新札を使用しましょう。

新札は手汚れや折り目がなく、清潔で丁寧な印象を与えます。また、手間をかけて用意したことを示し、誠意を感じてもらいやすくなります。

使い古された札だと、手抜きの印象を与えかねません。

またお札を封筒に収める際は、肖像画が正面に見えるように入れ、向きをそろえたほうが丁寧な印象を与えられます。

お札の入れ方にも気を配ることで、相手への心遣いや誠意が表れ、謝罪の気持ちを伝えることにつながります。

マナー3.白封筒を利用する

お札を納める封筒にはのしを付けず、「白の封筒」を利用しましょう。

白は清潔さを表す色とされています。赤や青などと違い相手の好みに左右されることは少なく、派手な印象を与えにくい色なので、謝罪の邪魔をしません。

加えて、中身が透けて見えないように「紙質の厚い封筒」か「二重封筒」を使用するのが望ましいです。

そして、封筒の表には「御詫び」「陳謝」「深謝」などの言葉を書きます。なお、のし袋を使用する場合は、「二度と繰り返さない」を示すために「結び切り」を使用することがマナーです。

出典：タカシマヤのご贈答マナー

マナー4.添え状を用意する

直接謝罪金を渡す場合は、一緒に手紙を添えると気持ちが伝わりやすいので用意しましょう。

添え状には謝罪の言葉を率直に記載し、今後の対応なども明記しておくことが大切です。

次の章で添え状の例文を紹介します。

相手別！謝罪金を渡す際に添える手紙の例文

前述したとおり、金銭を渡すだけではなく「謝罪文」も添えると誠意が伝わりやすいです。

そこで本章では、顧客向けと取引先向けの2パターンの例文と、添え状を書く際に押さえるべきポイントを紹介します。

トラブル発生時に慌てなくて済むよう保存して、状況に応じて内容を調整のうえご活用ください。

例文1.顧客向け

顧客向けの添え状の例文です。ここでは、オンラインショッピングサイトでの注文処理ミスに関する謝罪文を想定しています。

例文2.取引先向け

続いて、取引先に向けた添え状の例文です。ここでは、商談時の誤った情報提供に関する謝罪を想定しています。

お詫びの気持ちにデジタルギフトの活用も検討しませんか？

お詫びの気持ちとして、「現金ではあからさまではないか」と考える場合などは、デジタルギフトの活用も候補の一つです。

例えばデジタルギフトサービスの「デジコ」なら、即日納品が可能なため迅速にお詫びの姿勢を示せます。

また、新札の用意や封入などの手間、宛先・金額間違いのミスを防げるので、トラブル対応に追われる現場の手助けにもなります。

「デジコ」なら、自分好みのギフトが幅広いラインナップから選択できるため、年齢層を問わず相手の「いつもの生活圏内」で使用してもらえます。

トラブルなどで不快な気持ちや怒りを抱いている相手に対して、少しでも誠意をお伝えしたい場合にも最適です。

顧客や企業の担当者への謝罪金としても活用できますし、PayPayマネーライトやPeX以外であれば法人に対しても謝罪金として贈ることができます。

社内ロゴやお詫びのメッセージも追加できる「デジコ」に関して、詳しい資料を無料で配布しています。下記からお気軽にダウンロードしてご覧ください。

謝罪金の勘定科目はルールを決めるとスムーズ

謝罪金が発生する場面では、相手の心情を考えても領収書を受け取れないことが推測されます。 しかし会社の運営上、経費支出を記録することは必要です。

その際の勘定科目としては、下記のような項目が考えられます。

勘定科目を都度確認しなくていいように社内でルールを決めておくと、スムーズな記帳ができておすすめです。

また下記のような対処の流れで「支払いがあったことの証明」として、証拠書類を作成しておくと良いでしょう。

支払証明書に記載する内容は以下です。

消費税法上の取扱いは通常、不課税取引に該当するものと考えます。

なお、商品券やギフトカードを謝罪金として使用した場合も、経費としての計上が必要です。詳しくは下記の記事で解説していますので、ご一読ください。

商品券・ギフト券の勘定科目は？仕訳や経費処理の方法を用途別に解説 商品券・ギフト券は、利用・購入する目的によって勘定科目や仕訳の方法が異なります。本記事では商品券・ギフト券の勘定科目や仕訳・経費処理の方法を、目的別にまとめました。

まとめ：謝罪金は誠意をもって迅速に渡そう

ビジネスで謝罪が必要なシーンは、相手が気分を害したり損害を被ったりした場合が多いです。

その際は、下記のマナーに沿って謝罪金を渡すと相手が受けた苦痛を緩和し、信頼回復の効果が期待できます。

お詫びの気持ちは、現金だけではなくデジタルギフトの送付で伝えるのも一つの手です。

受け手が自由に受け取るギフトを選べるデジタルギフト「デジコ」についての資料は、下記からお気軽にダウンロードしてみてください。