お歳暮やお土産・差し入れなどをいただいたら、お礼の遅れや失礼な文面は関係性を悪くする恐れがあるため、いち早く丁寧に感謝を伝えることが大切です。

そこで本記事では、ビジネスシーンで使えるお礼メールの書き方やコツを紹介します。

例文やフレーズ集も紹介していますのでぜひご参考ください。

相手別！贈り物へのお礼を伝えるビジネスメール例文

贈り物へのお礼を伝えるビジネスメールの例文を、「社外の人向け」「社内の人向け」の2つに分けて紹介します。

こちらの例文をベースとしてお使いいただき、正直な感想などを交えた内容にすると、より感謝が伝わるのでおすすめです。

では、それぞれ見ていきましょう。

1.【社外】取引先へのメール

取引先から贈り物をいただいた際に送るフォーマルな例文を紹介します。

下記の例文をベースにして「贈り物に対する感想」や「わざわざ送ってもらった心遣いに対する気持ち」を具体的に書くようにすると、ぐっと感謝の気持ちが伝わりやすくなります。

2.【社内】上司・同僚へのメール

次は、社内の人へ向けたお礼メールの例文を2パターン紹介します。

基本的な構成は変わりませんが、社外の人向けよりも少しカジュアルな言葉遣いにしています。

まずは個人的にもらった場合の例文です。

続いて、チームでもらった場合の例文を紹介します。

ここまでは、個人向けにギフトをいただいた場合と、チームに差し入れをいただいた場合の2パターンを紹介しました。

しかしビジネスでは、このパターンに当てはまらない場合も多くあるのではないでしょうか。

お礼したいパターンが例文にない場合でも、お礼メールの基本構成を知っていれば、自分でも簡単にお礼メールが作成できます。

ここからは、お礼を伝えるビジネスメールの基本構成を紹介します。

贈り物のお礼を伝えるビジネスメールの基本構成

すでに紹介したパターンに当てはまらず書く内容に迷ったときは、下記のような構成を参考にすると書きやすくなります。

長い文だと読む側に負担をかけてしまうので、お礼メールは簡潔にしましょう。

基本構成にあわせて知っておきたいのは、お礼に使われる定番フレーズです。構成と定番フレーズを両方知っていることで、より早く簡単にお礼メールが作れるようになるでしょう。

ここからは、定番のお礼フレーズを紹介します。

ビジネスメールに使える！お礼フレーズ集

ビジネスメールで、感謝の言葉を伝えたい際に使う定番のフレーズは以下です。

以上のフレーズと基本の構成を組み合わせれば、素早くビジネスメールを作れます。

お礼を伝えるビジネスメールを書くコツ3選

ビジネスでお礼メールを送る際は、下記3つに気をつけましょう。

では、順に解説します。

コツ1.お礼メールはなるべく早く送る

贈り物をもらったら、なるべく早くお礼しましょう。可能であれば当日中、遅くても次の日までには送るのがマナーです。

同じ内容のお礼メールでも当日か数日後かでは印象がだいぶ変わりますし、お礼メールの役割は贈り物が無事に届いた報告も兼ねているからです。

また、お礼状を送る場合には、届いてから3日を目安に出します。

お礼状は必須な訳ではありませんが、目上の方へのお礼やより丁寧な印象を与えたい場合には有効です。

万が一、お礼が遅くなってしまった場合は、メールやお礼状にお詫びの言葉を添えるなどのフォローが必要です。

コツ2.定型文をそのまま使わずオリジナル要素を入れる

お礼の内容には、定型文をそのまま使わずに具体的なエピソードを入れましょう。

定型文に頼りすぎると「形だけのお礼」と捉えられ、印象が良くないためです。

感想を書くコツとしては、お礼の品が食品であれば味・見た目・食感などの印象を具体的に書くことです。

下記のような、具体的な言葉を一言でも盛り込めれば印象が良くなります。

それ以外では、手に持った感想などを伝えます。

コツ3.内容は簡潔にし他の用件を混ぜない

1つのメールに対して1つのメッセージが基本です。

本メールではお礼のみで終わらせて、仕事内容について連絡したいことは別途送るようにしましょう。

お礼メールとともに仕事内容を書いても、内容を見逃されてしまう可能性もあります。

あわせて、件名も簡潔にしましょう。

例えば「○○についてのお礼」など、クリックをする前からメール内容がわかるような内容にするとより親切です。

ここまではお礼メールを書くコツについて紹介しました。

しかしメールではなく電話でお礼を伝えたほうが、より感謝が伝わる場合があるかもしれません。

ここからは、電話でお礼をする場合の注意点について紹介します。

電話でお礼する場合に気をつけること

よく電話する機会がある相手には、電話でお礼を伝えても良いでしょう。

注意点としては、電話をかける時間帯を気遣うことです。以下に注意して電話をかけましょう。

また、より丁寧にお礼がしたい場合には、「電話＋お礼状」、または「電話＋直接会う機会を持つ」ようにします。

取引先の担当者が年配の方であったり封書でお礼をする方だったりすると、電話だけのお礼が失礼と感じる方もいるからです。

その場合には、電話の最後に「近々伺いますので、よろしくお願いいたします」といった、直接お礼を伝えたいことを一言添えます。

なお、電話で相手が不在だった場合は、「○○のお礼を申し上げようと思いお電話を差し上げました。また改めてお電話いたします」というように、相手先にお礼の電話であることを伝えましょう。

贈り物の品選びに困ったら便利なデジタルギフトがおすすめ

取引先へのお祝いやお世話になった方へのお礼などには、商品券やデジタルギフトが活用できます。

相手の好みや背景を考えてギフトを選ぶ必要がなく、ギフトを贈りたい相手のSNSやメールアドレスに送付するだけでプレゼントできます。

ただし、取引先との関係などによっては「商品券は失礼」と感じる方もいます。特に目上の方へ商品券を贈るのは、避けたほうが良いでしょう。

お礼に最適な商品券・ギフト券については以下の記事にて詳しく解説していますので、あわせてお読みください。

商品券をお礼として贈るのは失礼？お礼に最適なギフト5選とマナーを解説

お礼に商品券を贈るのは失礼になる？とお悩みの方もいるのではないでしょうか。商品券は贈り方によって相手に不快な思いをさせてしまう可能性もあります。本記事ではお礼として贈るのに最適なギフトや贈り方のマナーについて解説します。

詳細はこちら

まとめ：お礼メールのコツをおさえて感謝の気持ちを伝えよう

ビジネスの現場で贈り物をいただいたら、すぐにお礼をすることが重要です。

お礼はメールや電話であればその日中に、お礼状であれば3日以内には対応するようにします。

また、メール内容は定型文を参考にしつつ、オリジナル要素を盛り込んで、自分の言葉で感謝の気持を伝えましょう。

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