【例文付き】贈り物へお礼をする際のビジネスメールの書き方を完全ガイド
お歳暮やお土産・差し入れなどをいただいたら、お礼の遅れや失礼な文面は関係性を悪くする恐れがあるため、いち早く丁寧に感謝を伝えることが大切です。
そこで本記事では、ビジネスシーンで使えるお礼メールの書き方やコツを紹介します。
例文やフレーズ集も紹介していますのでぜひご参考ください。
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目次 []
相手別！贈り物へのお礼を伝えるビジネスメール例文
贈り物へのお礼を伝えるビジネスメールの例文を、「社外の人向け」「社内の人向け」の2つに分けて紹介します。
こちらの例文をベースとしてお使いいただき、正直な感想などを交えた内容にすると、より感謝が伝わるのでおすすめです。
では、それぞれ見ていきましょう。
1.【社外】取引先へのメール
取引先から贈り物をいただいた際に送るフォーマルな例文を紹介します。
下記の例文をベースにして「贈り物に対する感想」や「わざわざ送ってもらった心遣いに対する気持ち」を具体的に書くようにすると、ぐっと感謝の気持ちが伝わりやすくなります。
株式会社（会社名）
（名前）様
いつもお世話になっております。（会社名）の（名前）です。
この度は、お中元のフルーツゼリーをいただき誠にありがとうございます。
夏にぴったりの爽やかな風味で、さっそく社員一同で美味しく楽しませていただきました。
（名前）様にはいつもお世話になっている上に、このようなお心遣いをいただき、誠に感謝申し上げます。
なお、心ばかりのお礼の品としてささやかではございますが、本日○○をお送りさせていただきました。（※お返しがある場合）
これからも厳しい暑さが続きますので、くれぐれもご自愛ください。
略儀ではありますが、まずはメールにてお礼申し上げます。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
2.【社内】上司・同僚へのメール
次は、社内の人へ向けたお礼メールの例文を2パターン紹介します。
基本的な構成は変わりませんが、社外の人向けよりも少しカジュアルな言葉遣いにしています。
まずは個人的にもらった場合の例文です。
例文1（個人的にもらった場合）
（部署名）（名前）部長
お疲れ様です。（部署名）の（名前）です。この度は、心のこもったお祝いの品をいただき、誠にありがとうございました。
豪華な美しいグラスで、大変感激しております。
これから大事に使わせていただきたいと思います。
日頃からさまざまなことでご協力いただき、感謝の気持ちでいっぱいです。
これから、少しでも大きな成果を残せるよう取り組んでまいります。
今後も変わらぬご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。
続いて、チームでもらった場合の例文を紹介します。
例文2（チームでもらった場合）
（部署名）（名前）部長
お疲れ様です。（部署名）の（名前）です。
この度は、差し入れとしてクッキーをいただき、誠にありがとうございます。
こちらではなかなか手に入りにくいものなので、チームみんなで大変喜んでいただきました。
いつもお気遣いいただき、ありがたい限りでございます。
まずはメールにてお礼を伝えさせてください。
今後ともよろしくお願いいたします。
ここまでは、個人向けにギフトをいただいた場合と、チームに差し入れをいただいた場合の2パターンを紹介しました。
しかしビジネスでは、このパターンに当てはまらない場合も多くあるのではないでしょうか。
お礼したいパターンが例文にない場合でも、お礼メールの基本構成を知っていれば、自分でも簡単にお礼メールが作成できます。
ここからは、お礼を伝えるビジネスメールの基本構成を紹介します。
贈り物のお礼を伝えるビジネスメールの基本構成
すでに紹介したパターンに当てはまらず書く内容に迷ったときは、下記のような構成を参考にすると書きやすくなります。
| 構成 | 説明 |
|---|---|
| 件名 | 簡潔にわかりやすく書く（例「○○についてのお礼」） |
| 挨拶・名乗り | 挨拶＋自分の会社名・部署名・名前を伝える |
| 本文1（感謝） | 贈ってくれたことに対しての感謝の言葉を伝える |
| 本文2（感想） | 次に贈り物の感想を一言添える（オリジナル要素） |
| 本文3（返礼品がある場合） | 返礼品がある場合はその旨を伝える |
| 結びの挨拶 | 相手を気遣う一言などを添えて締める ※「取り急ぎ」には注意。人によって「とりあえず」という意味で受け取る人がいるのでなるべく避ける |
長い文だと読む側に負担をかけてしまうので、お礼メールは簡潔にしましょう。
基本構成にあわせて知っておきたいのは、お礼に使われる定番フレーズです。構成と定番フレーズを両方知っていることで、より早く簡単にお礼メールが作れるようになるでしょう。
ここからは、定番のお礼フレーズを紹介します。
ビジネスメールに使える！お礼フレーズ集
ビジネスメールで、感謝の言葉を伝えたい際に使う定番のフレーズは以下です。
感謝の言葉
- 心よりお礼申し上げます。
- 心より感謝申し上げます。
- 厚く御礼申し上げます。
- 感謝の気持ちでいっぱいです。
- いつもお心遣いいただき、ありがとうございます。
など
贈り物についての言葉
-
- 社員一同で堪能させていただきました。
- 普段こちらではなかなか手に入らないもので社員一同大変喜んでいます。
- 貴重な品をいただき、ありがたい限りでございます。
- 大切に使わせていただきます。
- 毎日使うものですので大変重宝します。
など
結びの言葉
- 略儀ではありますが、まずはメールにてお礼申し上げます。
- 恐縮ではございますが、まずはお礼申し上げます。
- 今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願いいたします。
- 今後とも、ご指導のほど、よろしくお願いいたします。
など
以上のフレーズと基本の構成を組み合わせれば、素早くビジネスメールを作れます。
お礼を伝えるビジネスメールを書くコツ3選
ビジネスでお礼メールを送る際は、下記3つに気をつけましょう。
お礼を伝えるビジネスメールを書くコツ3選
- お礼メールはなるべく早く送る
- 定型文をそのまま使わずオリジナル要素を入れる
- メールは簡潔にし他の用件を混ぜない
では、順に解説します。
コツ1.お礼メールはなるべく早く送る
贈り物をもらったら、なるべく早くお礼しましょう。可能であれば当日中、遅くても次の日までには送るのがマナーです。
同じ内容のお礼メールでも当日か数日後かでは印象がだいぶ変わりますし、お礼メールの役割は贈り物が無事に届いた報告も兼ねているからです。
また、お礼状を送る場合には、届いてから3日を目安に出します。
お礼状は必須な訳ではありませんが、目上の方へのお礼やより丁寧な印象を与えたい場合には有効です。
万が一、お礼が遅くなってしまった場合は、メールやお礼状にお詫びの言葉を添えるなどのフォローが必要です。
コツ2.定型文をそのまま使わずオリジナル要素を入れる
お礼の内容には、定型文をそのまま使わずに具体的なエピソードを入れましょう。
定型文に頼りすぎると「形だけのお礼」と捉えられ、印象が良くないためです。
感想を書くコツとしては、お礼の品が食品であれば味・見た目・食感などの印象を具体的に書くことです。
下記のような、具体的な言葉を一言でも盛り込めれば印象が良くなります。
例
- ふわふわの食感が好評でした
- さっぱりしていて暑い夏にも食べやすいものでした
- パッケージがおしゃれでSNS映えしますね
それ以外では、手に持った感想などを伝えます。
例
- 手に馴染むボールペンで仕事もはかどります
- 毎日使うものですので、大変重宝しています
- ○○として使わせていただきました（ギフト券の場合）
コツ3.内容は簡潔にし他の用件を混ぜない
1つのメールに対して1つのメッセージが基本です。
本メールではお礼のみで終わらせて、仕事内容について連絡したいことは別途送るようにしましょう。
お礼メールとともに仕事内容を書いても、内容を見逃されてしまう可能性もあります。
あわせて、件名も簡潔にしましょう。
例えば「○○についてのお礼」など、クリックをする前からメール内容がわかるような内容にするとより親切です。
ここまではお礼メールを書くコツについて紹介しました。
しかしメールではなく電話でお礼を伝えたほうが、より感謝が伝わる場合があるかもしれません。
ここからは、電話でお礼をする場合の注意点について紹介します。
電話でお礼する場合に気をつけること
よく電話する機会がある相手には、電話でお礼を伝えても良いでしょう。
注意点としては、電話をかける時間帯を気遣うことです。以下に注意して電話をかけましょう。
- 相手の業務時間内であること
- 食事の時間や忙しい時間帯を避ける
また、より丁寧にお礼がしたい場合には、「電話＋お礼状」、または「電話＋直接会う機会を持つ」ようにします。
取引先の担当者が年配の方であったり封書でお礼をする方だったりすると、電話だけのお礼が失礼と感じる方もいるからです。
その場合には、電話の最後に「近々伺いますので、よろしくお願いいたします」といった、直接お礼を伝えたいことを一言添えます。
なお、電話で相手が不在だった場合は、「○○のお礼を申し上げようと思いお電話を差し上げました。また改めてお電話いたします」というように、相手先にお礼の電話であることを伝えましょう。
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なお、お礼に最適な商品券・ギフト券については以下の記事にて詳しく解説していますので、あわせてお読みください。
まとめ：お礼メールのコツをおさえて感謝の気持ちを伝えよう
ビジネスの現場で贈り物をいただいたら、すぐにお礼をすることが重要です。
お礼はメールや電話であればその日中に、お礼状であれば3日以内には対応するようにします。
また、メール内容は定型文を参考にしつつ、オリジナル要素を盛り込んで、自分の言葉で感謝の気持を伝えましょう。
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