デジタルギフトお役立ち記事

2022/3/31

アンケート依頼文の書き方とは?メールで回答率を最大限アップする方法

「アンケート依頼文の書き方」で悩むことはありませんか?

メール送信するアンケートは、依頼文の書き方で開封率や回答率が変化します。

そこで本記事では、アンケート依頼文の例文や書く際のポイントを紹介します。

一人でも多くの人にアンケートへ回答して欲しいとお考えの場合、ぜひご一読ください。

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少額からプレゼントできるデジタルギフトは、ちょっとしたお礼にぴったりです。SNSやメールで簡単に送付できるため、発送費や在庫管理もいりません。

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アンケート依頼文の印象が回答率を左右する

アンケート依頼文の印象は、ユーザーの回答率にも影響が出ます。

基本的にアンケートの回答には手間がかかるため、少しでもユーザーに興味を持ってもらえなければ「回答しよう」と思ってもらえません。

回答率を向上させるためにも、ユーザーやターゲットの気持ちをつかむ依頼文の作成が重要です。

アンケートへ協力を依頼するときのメール例文

ここで、アンケート協力を依頼する際の例文を紹介します。

タイトル:【謝礼あり!】(顧客名)様へ、▲▲アンケートに関するご協力のお願い

 

(顧客名)様

 

初めまして、株式会社DIGITALIOの山田花子と申します。

いつも弊社サービスをご利用くださり、誠にありがとうございます。

 

本日は弊社が提供している▲▲に関するサービス改善のため、アンケートにご協力をお願いしたく連絡いたしました。

本アンケートの回答は、サービスの改善や新企画の参考にさせていただきます。

※◯月◯日(◯曜日)23:59までに回答いただいた方全員に「Amazonギフト券500円」を、謝礼として送付します。

 

アンケート回答はこちらから▼

https://www.questionnaire〜.com

※設問数:5問/所要時間:約1分
※ご回答者の方には、後日アンケート結果を送付いたします。

 

回答いただきました個人情報や回答は、弊社のプライバシーポリシーに従い厳重に保管し、第三者に提供することはありません。

お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。

それぞれの詳しいポイントは、次項で解説します。

アンケート依頼メールを書くときの5つのポイント

アンケート依頼メールを書くときの5つのポイント

  1. アンケートの使用目的をユーザーに伝える
  2. 回答にかかる時間や期限を明記する
  3. 設問数・文章量を簡素化しユーザーの負担を減らす
  4. 依頼文にユーザーの名前を記載する
  5. 報酬を用意している場合は必ず明記する

アンケート依頼メールを書くときのポイントは上記の5つです。

本項ではそれぞれの詳細について解説します。

ポイント1.アンケートの使用目的をユーザーに伝える

まずは自社で実施しているアンケートについて、以下の項目を最初に伝えます。

  • アンケートの目的
  • どのように使われるのか
  • 個人情報の取り扱い方(第三者に提供することはない など)

さらに回収した回答をもとに、商品やサービスの改善につなげていく旨を記入します。

一方的に協力を依頼するのではなく、ユーザーがアンケートに回答する意義を明確に伝えることも重要です。

ポイント2.回答にかかる時間や期限を明記する

依頼文のなかに、アンケート回答にどれくらいの時間がかかるのかを明記します。

明確な時間を記載することで「すぐ終わるなら回答してみよう」と、ユーザーの参加ハードルを下げることができます。

さらに回答期限がいつまでになるのか、具体的な日時を記載することもおすすめです。

時間制限を設けることで、アンケート内容や謝礼に興味を持ったユーザーに、迅速な行動を促す期待も持てます。

ポイント3.設問数・文章量を簡素化しユーザーの負担を減らす

スマートフォンが普及した近年では、コンパクトな画面でも見やすい文字量が好まれます。

あまりにも文章量が多いと、依頼文を読むだけで時間がかかってしまうからです。

回答するユーザー側の負担が大きくなれば、それだけアンケートへの回答をためらうかもしれません。

ネットリサーチ国内No. 1のシェアを持つ株式会社マクロミルでも、

  • 15分以内の回答時間
  • 20問以下の設問

を推奨しています。

(参考:アンケートの適正ボリュームについて

以上により「手軽に読める依頼文」「手軽に回答できるアンケート」を心がけましょう。

ポイント4.依頼文にユーザーの名前を記載する

自社がお客様の一人ひとり丁寧に向き合っている印象を与えるためにも、宛名には各個人の氏名を記載します。

送付する企業としては手間をかけないために「お客様へ」と宛名を統一したいかもしれません。

ですが、ここで優先すべきは受け取ったユーザー側の心情です。

件名や本文の最初にユーザーの氏名を記入することで、自分に宛てられた依頼文と受け止め開封してもらえる期待が持てます。

ポイント5.報酬を用意している場合は必ず明記する

アンケート回答者に対する謝礼を用意している場合、必ず件名や本文中にその旨を記載するのがおすすめです。

魅力的な謝礼を用意しても、ユーザー側にその存在を認知してもらえなければ意味がありません。

アンケート回答がユーザーにとってメリットがあると認識してもらえれば、回答率がアップすることもあります。

アンケートキャンペーンについて、より詳細を知りたい場合は以下のバナーよりアンケートキャンペーン資料をダウンロードください。

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アンケート依頼文で回答率を上げる7つのコツ

アンケート依頼文で回答率を上げる7つのコツ

  1. 用件が簡潔に伝わる件名で依頼する
  2. 回答URLをファーストビューに記載する
  3. 回答URL以外のリンクを貼らない
  4. アンケート以外のコンテンツを掲載しない
  5. ターゲット層に合わせて送付時間を変更する
  6. アンケート回答者へ謝礼を用意する
  7. アンケート結果を報告することを明記する

アンケート依頼文で、回答率を上げるコツは上記の7つです。

それぞれについて解説します。

コツ1.用件が簡潔に伝わる件名で依頼する

アンケート依頼文で回答率を上げるためには、件名に気を配ることが重要です。

一目でアンケート依頼だとわからない件名や、要素を詰めすぎて長くなった件名はメール自体、開封してもらえない可能性があります。

開封率の低下を下げるためにも、件名にアンケート依頼であることを記載し、25文字前後で概要が伝わる件名を心がけることをおすすめします。

謝礼を用意している場合は「アンケートにご協力いただけた方へ〇〇をプレゼント」と、シンプルに記載するのも一つの手法です。

コツ2.回答URLをファーストビューに記載する

アンケート依頼文で回答率を上げるコツとして、件名に気を配ることも重要です。

一目でアンケート依頼だとわからない件名や要素を詰めすぎて長くなった件名は、メールを開封してもらえない恐れがあります。

開封率の低下を下げるためにも、以下を心がけて件名を考えましょう。

  • アンケート依頼であることを明記する
  • 概要が伝わる25文字前後にする
  • 謝礼があることを記載する

謝礼を用意している場合は、件名に記載することでメール開封のきっかけづくりとなります。

コツ3.回答URL以外のリンクを貼らない

回答URL以外のリンクを貼らないことも、アンケート依頼文で回答率を上げるコツです。

依頼文に回答URL以外のリンクを貼ってしまうと、ユーザーがどのリンクからアンケート画面に遷移できるのかわかりづらくなってしまいます。

一方で、自社サイトやお問い合わせリンクなど、どうしても設置が必要なリンクもあります。

その際には

  • 回答URLから離れた箇所に設置する
  • 文字サイズや色で差異を出す

といった工夫を凝らして、回答URLと差別化します。

コツ4.アンケート以外のコンテンツを掲載しない

アンケート依頼文に

  • 自社商品・サービスの紹介
  • イベントのPR

などアンケートと直接関係のないコンテンツを入れるのは、避ける選択が無難です。

伝えたいことが伝わらない依頼文は、ユーザーの興味がそれてしまい離脱につながります。

離脱してしまえば、アンケートの回答へも協力してもらえません。

もし他の情報を伝えたい場合は、別メールでの配信がおすすめです。

ユーザーが混乱せず、企業が伝えたい情報を受け取りやすくなります。

コツ5.ターゲット層に合わせて送付時間を変更する

ターゲット層によっては、依頼文を出す時間帯に配慮が必要なケースがあります。

具体的には以下のような例です。

ターゲット おすすめの
送付時間
おすすめな理由
社会人 月曜日・火曜日 金曜日の夕方に送信し、週末のメールに紛れてしまうことを防ぐため
セミナー参加者 セミナー終了後すぐ セミナーの記憶が鮮明で、率直な回答をもらえる可能性が高まるため

アンケート依頼を出すターゲット層の特徴や、アンケートの目的を踏まえて適切な時間帯を狙ってみましょう。

コツ6.アンケート回答者へ謝礼を用意する

アンケート回答率を上げるために、ユーザーにとって魅力的な謝礼を用意するのも一つの手法です。

回答者にメリットがあることをユーザーに告知することで、回答率の向上が見込めます。

Web上で受け渡しできるデジタルギフトなら、手間も少なく管理も容易です。

デジタルギフトは受け取ったユーザーが簡単に利用できるため、ビジネスにおいてもキャンペーンや謝礼として活用されています。

アンケートで採用されるインセンティブについて、より詳細を知りたい場合は以下の記事もご一読ください。

コツ7.アンケート結果を報告することを明記する

アンケート回答者に対して、集計後にお礼とともに集計結果を報告することも重要です。

一方的にアンケートを押し付けるのではなく、ユーザーの視点に寄り添う企業であると印象付けられます。

アンケートは、自社の評判やイベントの結果を集計するだけではありません。

ユーザーと接点を持てる貴重な機会とも考えられます。

できるだけユーザーの視点に立ち、意見がどう反映されるのかを丁寧に伝えることが大切です。

また、自社の対応に好感を持ってもらうことで、次のアンケートの回答率をアップするきっかけになります。

まとめ:アンケートをお願いして顧客満足度を把握しよう

アンケートは、企業イメージや商品・サービスの評判などを知るために欠かせない施策です。

率直なお客様の声を集められれば、顧客満足度アップにも役立ちます。

インセンティブを活用してアンケートの回答率をアップしましょう。

なお、アンケートの回答率を上げるためには、ユーザーが得られるメリットを明確にすることが重要です。

デジタルギフトであれば、実物のギフトと比べて発券がスピーディであり、予算に合わせた柔軟なギフト選びか可能です。

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