【シーン別例文集】ビジネスシーンで使える謝罪メールの書き方やポイントを紹介
「謝罪メールの適切な書き方や例文を知りたい」
「謝罪の内容に合わせた表現を知りたい」
と、お悩みではありませんか。
本記事では、ビジネスシーンで使える謝罪メールの例文や書き方のポイントをまとめて紹介します。
「誠意が感じられるメールの作成」や「謝罪の気持ちが伝わる言葉選び」をしたい方はぜひ最後までお読みください。
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目次 []
誠意が伝わる謝罪メールの基本構成
最初に、ビジネスにおけるお詫びメールの基本構成を紹介します。
メール全体の流れとしては、「謝罪・原因・対策」の3点すべてを盛り込むことがポイントです。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 件名 | お詫びと内容が明確に伝わるようにする 例：「〇〇についてのお詫び」など |
| 挨拶・名乗り | 挨拶＋自分の会社名・部署名・名前を伝える |
| 本文1（謝罪） | 冒頭で、お詫びの言葉を丁重に伝える |
| 本文2（原因や経緯） | 問題の発生原因や経緯など、具体的な内容を簡潔に説明する |
| 本文3（今後の対策） | 再発防止に向けた対応策・予防策について述べる |
| 結びの挨拶 | 締めの言葉で、再度お詫びの意を表する |
なお、長文は読み手の負担になりかねないため、原因や経緯の説明には箇条書きを使うなどして長くなりすぎないよう工夫しましょう。
【シーン別】謝罪・お詫びメールの例文集
ここでは、前述のメール構成を盛り込んだ例文を紹介します。
例文は、以下5つのシーンにわけていますので、それぞれ参考にしてみてください。
【シーン別】謝罪・お詫びメールの例文集
- メールの内容に間違いがあった
- 打ち合わせに遅刻・欠席した
- 請求書に間違いがあった
- 商品やサービスに不備・不具合があった
- 商品やサービスの納期に間に合わなかった
例文をそのままコピーするのは推奨しません。あくまでも参考に留め、状況に合わせて適宜変更しましょう。
シーン1.メールの内容に間違いがあった
よくあるミスとしてあげられるのが、メールの誤送信です。
そのなかでも相手の名前を間違えてしまった場合は、相手に不快な思いをさせクレームにつながりかねないので丁重に対応しましょう。
今回は、「送信済みメール内で相手の名前を間違えてしまったため訂正したい」といった場合を想定した例文を紹介します。
いつもお世話になっております。株式会社（会社名）の（名前）です。
先ほどお送りしたメール内にて、〇〇様のお名前を間違えて記載してしまいました。
私の不注意により、不快な思いをさせてしまい誠に申し訳ございません。
今後は確認を徹底し、このような過ちを繰り返さぬよう努めてまいりますので何卒ご容赦ください。
このたびは大変申し訳ございませんでした。
名前ではなくメールの内容に間違いがあった場合には、お詫びをするとともに正しい情報も明記することが大切です。
（誤った内容）
↓
（正しい内容）
―――――――――
誤解のないように明確に訂正しましょう。
シーン2.打ち合わせに遅刻・欠席した
続いて、遅刻・欠席についての謝罪メールです。
以下では、体調不良によって急遽打ち合わせに行けなくなった場合の例文を紹介します。
件名：【お詫び】本日のお打ち合わせ欠席について
株式会社（会社名）
（名前）様
いつもお世話になっております。 株式会社（会社名）の（名前）です。
本日予定しておりましたお打ち合わせにつきまして、急な体調不良により欠席させていただきましたこと、お詫び申し上げます。
直前のご連絡となってしまい、○○様をはじめ、関係者の皆様には多大なるご迷惑をおかけいたしました。
後日あらためて日程を調整させていただき、ミーティングを設けていただけますと幸いです。
今後このようなことがないよう、体調管理により一層留意してまいります。
引き続き、よろしくお願い申し上げます。
欠席の連絡メールは、相手の時間を無駄にしないためにも打ち合わせに行けないと判明した時点ですぐに対応しましょう。
また、打ち合わせを延期したい場合には、日程調整へ向けて一言添えておくと次の連絡がしやすくなります。
シーン3.請求書に間違いがあった
ここでは「請求書に記載ミスがあった際に送る謝罪メール」の例文を紹介します。
請求書をはじめとするお金に関するミスは、相手の業務にも影響します。間違いが判明した時点で、速やかに伝えることが重要です。
件名：【重要】請求書の記載ミスのお詫びと訂正について
株式会社（会社名）
（名前）様
いつもお世話になっております。 株式会社（会社名）の（名前）です。
先日お送りいたしました請求書（請求書番号：XXX-XXXX）につきまして、記載内容に誤りがございました。
弊社の確認不足により、お客様に多大なるご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
請求書の記載ミスの詳細は以下のとおりでございます。
―――――――――――――――
（誤）◯◯◯◯円
（正）◯◯◯◯円
―――――――――――――――
つきましては、訂正後の請求書を本メールに添付しておりますので、あらためてご確認いただけますと幸いです。
この度は、弊社の不手際によりご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
今後は記載内容の確認を怠ることのないよう、気を引き締めて再発防止に努めてまいります。
ご不明な点やご質問などございましたら、お気軽にお問い合わせください。
メールでのご連絡となり恐れ入りますが、ご確認のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
先方には必ず確認していただきたいため、件名を【重要】とし、注意を引きます。場合によっては、メール送信後に電話での直接のお詫びなども検討しましょう。
シーン4.商品やサービスに不備・不具合があった
シーン4では、自社商品やサービスに不備があった場合の謝罪メールを考えていきましょう。
ここでは、自社に非がある場合と自社に非がなかった場合の2パターンを紹介します。
まず紹介するのは、自社システムに非があり不具合があった場合を想定した例文です。
件名：システム不具合のお詫びと対応について
株式会社（会社名）
（名前）様
いつもお世話になっております。 株式会社（会社名）の（名前）です。
平素より弊社「（システム名）」をご利用いただき誠にありがとうございます。
「（システム名）」につきまして、○月○日から○月○日にかけて不具合が発生し、正常に動作しない状態となっておりました。
弊社のシステム管理の不備により、お客様の業務に多大なる影響を与えてしまいましたこと、心よりお詫び申し上げます。
現在では問題を解消し、通常通りご利用いただける状況となりましたので、ご報告申し上げます。
今回の不具合の原因につきましては、以下のとおりです。
―――――――――――――――
【障害発生の時間帯】
【対象と現象】
【原因】
【現在の状況】
―――――――――――――――
以上です。
このたびは、弊社のシステム不備により、お客様に多大なるご迷惑をおかけしましたことを、重ねてお詫び申し上げます。
以後、再発防止のため、システムの監視体制の強化と定期的なメンテナンスの徹底を図ってまいります。
今回のシステム障害に関しましてご不明な点やご要望などございましたら、お気軽にお問い合わせください。
今後とも、より一層のサービス品質向上に努めてまいりますので、変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。
自社に非がある場合は起きてしまったことを真摯に受け止め、信頼回復に努めることが重要です。
例文のように、自社商品・サービスの不備や不具合の原因を具体的に説明し、それに対する再発防止策をまとめます。
続いて、相手の勘違いなどで自社商品に非がなかった場合を想定した例文を紹介します。
件名：お客様よりいただいたご指摘について
株式会社（会社名）
（名前）様
いつもお世話になっております。 株式会社（会社名）の（名前）です。
平素より弊社「（システム名）」をご利用いただき誠にありがとうございます。
お客様よりいただいたご指摘の内容を確認いたしましたところ、商品に不良はなく、使用方法についてご案内が不足しており、誤解を招いてしまったようでございます。
（使用方法の説明を具体的に記載する）
詳細につきましては、取扱説明書の◯ページをご参照いただけますと幸いです。
（マニュアルの該当ページや、Web上の説明ページのURLなどを案内する）
弊社の使用方法の説明についてわかりにくい点があり、誤解を生んでしまったことと存じます。申し訳ございませんでした。
今後とも、お客様にご満足いただける製品やサービスの提供に努めてまいります。
ご不明な点がございましたら、お手数ですが下記までご連絡ください。
（問い合わせ先）
今後とも変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。
相手の勘違いによる指摘に対するメールでは、全面的に謝罪をするのではなく誤解の部分を伝えた上で、説明がわかりにくかった点に関してお詫びをします。
シーン5.商品やサービスの納期に間に合わなかった
最後は、納期遅延に関するお詫びメールについてです。
「約束した期日までに商品やサービスの納品が間に合わなかった場合」を想定した例文を紹介します。
件名：【重要】○○の納期遅延のお詫び
株式会社（会社名）
（名前）様
平素よりお世話になっております。 株式会社（会社名）の（名前）です。
〇月〇日納品予定でお約束しておりました（商品名）につきまして、弊社の関係各所との情報共有の不備により、納品が遅れてしまう見込みです。
弊社の不手際によりご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
現在、最終的な納品は〇月〇日を目途に全力で調整を進めており、こちらの日程でご都合をお伺いできればと存じます。
もし、ご都合がつかない場合やご要望がございましたらお申し付けください。
弊社では今回の納期遅延を重く受け止め、今後は情報共有と進捗管理の徹底を図り、再発防止に取り組んでまいります。
この度の遅延について、あらためて深くお詫び申し上げます。
今後とも変わらぬご愛顧のほどよろしくお願いいたします。
冒頭で遅延のお詫びをするとともに最終的な納品予定日を明記し、取引先のご都合を伺う形にしています。メール送信後は、電話などでフォローし誠意を伝えましょう。
ミスの重要度に適した謝罪の言葉
ミスの重大さに応じて適切な謝罪の言葉を選ぶことは、ビジネスマナーにおいて重要です。
重大なトラブルが発生したにも関わらず簡単な謝罪の言葉で済ませてしまうのは、自分の責任を軽視していると受け取られかねません。心からの反省の意を込めて、丁重に謝罪の言葉を伝えることが求められます。
一方で、軽微なミスに対して過剰に丁重な謝罪をすることも適切ではありません。ミスの内容に見合わない言葉は、相手に違和感を与えてしまう可能性があるからです。
ここでは、ミスの重要度を軽度・中度・重度にわけて謝罪の言葉を紹介します。
＜軽度＞社内向け、機密情報に関わらないメールの誤送信など
- 申し訳ありません。
- 大変ご迷惑をおかけいたしました。
- 行き届かない点があり、申し訳ございません。
＜中度＞社外向け、サービスに不備があった場合など
- ご不便をおかけして、誠に申し訳ございません。
- 深くお詫び申し上げます。
- 至らない点がありましたことを心よりお詫び申し上げます。
＜重度＞相手の利益に関わるような重大な過失をしてしまった場合
- 今回の件につきましてはすべて弊社の責任であり、弁解の余地もございません。
- お客様の信頼を損ねてしまったことを深くお詫び申し上げます。
- 弊社のミスにより、お客様に多大なご迷惑をおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます。
- 弊社の不徳の致すところにより、多大な損害を与えてしまい、深くお詫び申し上げます。
なお「ごめんなさい」や「すみません」のような口語は謝罪の言葉としては軽すぎるため、避けたほうが無難です。
今回紹介した表現を参考に、ミスの重要度に適した言葉を選びましょう。
謝罪メールを送る際に気をつけたい3つのポイント
謝罪メールを送る際に気をつけるポイントを3つ紹介します。
【シーン別】謝罪・お詫びメールの例文集
- 迅速な対応を心がける
- 校正・確認を怠らない
- メールだけで終わらせない
順に見ていきましょう。
ポイント1.迅速な対応を心がける
謝罪は、ミスに気付いた時点で速やかにおこなうことが重要です。
トラブルが発生してから謝罪までの間に時間が空くほど、相手方の不信感が増大し、信頼関係の修復が困難になるからです。
たとえトラブルの詳細や原因がまだわかっていなかったとしても、まずはご迷惑をおかけしたことに関して謝罪を伝えることで、誠意を伝えます。
また謝罪には、言い訳や責任転嫁は不要です。素直に自分の非を認め謝るようにしましょう。
ポイント2.校正・確認を怠らない
謝罪文を作成したら、送信前に必ず校正を行いましょう。特に取引先に送る場合には、上司の確認を得ることをおすすめします。
重点的に確認したい校正のポイントは以下のとおりです。
誤字脱字チェック
謝罪文面に誤字脱字があった場合、誠意が伝わりづらくなってしまいます。
相手の名前や部署名の誤りは、相手の印象を悪化させる可能性が高いため、必ずダブルチェックしましょう。
ミスの起こった日時や原因・経緯の再確認
不具合が起こった日時やトラブルの経緯に矛盾が生じると誤解を招く恐れがあります。
曖昧な表現を避け、正確に記述しましょう。
業界用語・専門用語
状況説明をする際、業界用語や専門用語などの相手にわかりにくい単語を使ってしまうと、説明が適切に伝わらない可能性があります。
相手の立場に立って、わかりやすい言葉で説明するよう努めましょう。
謝罪に添えて気持ちを贈りたいときはデジタルギフトの活用もおすすめ
謝罪の気持ちに添えて、お詫びの気持ちを形で贈りたい場合には、デジタルギフトを活用してみるのもおすすめです。
デジタルギフトとは、電子版のギフト券やオンライン上で商品をプレゼントできるサービスを指します。
お詫び品としてデジタルギフトを活用する場合、以下のようなメリットがあります。
- オンラインですぐに送付できる
- 住所や銀行口座などの個人情報が必要ない
- 商品の在庫管理や配送業務がいらない
デジタルギフトはメールでURLを送付するだけで完了するため、相手との距離が離れていても即日対応できます。
また、ユーザーの住所や口座番号などの個人情報を必要としないため、送る側も受取側も管理が楽な点が魅力です。
「システム障害で迷惑をかけてしまった」
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さまざまな交換先が選べるため、贈る相手を選びません。
顧客や企業の担当者への謝罪金としても活用できますし、PayPayマネーライトやPeX以外であれば法人に対しても謝罪金として贈れます。
また、月の管理費・初期費用が無料で1円単位でギフトを発券できるため、突発的にギフトが必要となった場合でも対応可能です。
デジコの活用について詳しくは、以下のボタンよりご覧ください。
まとめ：心のこもった謝罪メールで信頼関係を築こう
謝罪メールの例文や書き方のポイントを紹介しました。
謝罪メールを送る際に何より大事なのは、トラブルが発生した時点で迅速に自分の非を認め誠心誠意謝ることです。
本記事で紹介した例文を参考にメールを作成して素早く対応しましょう。
謝罪メールにお詫びの気持ちとして品物を添えるなら、デジタルギフトがおすすめです。
デジタルギフト「デジコ」では、6,000種類の交換先が選べるため、贈る相手を選びません。
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